5Sがもたらす仕事効率アップ、生産性向上

　今日は社会人になり新人教育時によく聞いたワードの「5S」について紹介していく。毎日の仕事の中で、「時間をうまく使えない」「仕事に追われるばかりで、やりがいを感じにくい」と思っている人はぜひ読んでほしい！

5Sとは？
効率アップ・生産性向上
感想

5Sとは？

　「5S」は、「ごえす」と読む。頭文字にSのつく言葉を５つ組み合わせたマネジメント用語である。5つの言葉とは以下の通りである。

整理
整頓
清掃
清潔
しつけ

5Sは生産性を高めるために地道かつ確実な取り組みとして、今世界中から注目されている。製造現場だけでなく、サービス業やデスクワークの職場でも採用されている。このように、生産性を高めることは業種や業態問わず、仕事の現場の永久の課題であるためである。また、5Sは、個人でも比較的簡単に始めることができ、地道に継続することにより、仕事のミスが減り、より短時間で成果を上げられるようになる。

f:id:tomo_BLOG1215:20200524205106p:plain — 5Sのしくみ

効率アップ・生産性向上

　仕事の効率アップ・生産性向上をするためにの方法を今から紹介する。

時間を意識する

　私たちは、「時間」について深く考えたことはないと思う。私たちが仕事に費やす時間には、実はコストがかかっている。支払われている給与の基本的な部分は、定められた出勤日や勤務時間に対応するもであり、残業などに対しては、別途手当てが支払われている。なので、給与を支払う側からすると、できるだけ低コストで効率よく成果を上げる人材が高く評価されまた、求められる。

正確さを意識する

　「時間」を大切にするために必要なことが「正確さ」である。速さを意識して仕事をしていても間違いがあると、やり直しをしなければならない。また、ときには周りに迷惑をかけてしまうこともある。仕事に正確さを欠くと、自分や周りの時間もムダに費やしてしまうことになる。正確さは時間を意識する上で欠かすことのできない存在である。

ムダの代償は大きい

　ビジネスパーソンがモノを探すのに費やす時間は、1日当たり約40分と言われている。2日で1時間以上、5日で3時間ちかくものロスが発生する。1週間に3時間ものゆとりがあれば様々なことができる。プライベートでリフレッシュしたり、新しいアイディアを探したり、取引先の方と日頃話せなかったことをじっくり聞くことなどができるようになる。モノを探す時間を減らすためには「準備」が必要である。そこで活用するのが「5S」である。

整理する

　「整理」とは、必要なモノと、不要なモノを分け、不要なモノを捨てることである。不要なモノはあるだけで場所をとる。つまり、スペースをムダにしている。また、不要なモノが混ざっている中から、必要なモノを取り出そうとすれば、どうしても時間がかかる。時間もムダになる。なので、「整理」は5Sの中でもはじめにすべきステップである。

モノが増える理由

もったいない気持ち・・・日本人特有のモノを大切にする教えから
思い出に浸りたい気持ち
自分の成果を残したい気持ち
勝手に捨てて恨まれたくない気持ち
「また使うかも」という不安

このようにモノは意識しなければ、どんどん増える。そのためには「捨ててもいいモノ」を見分けられるルールをつくることが大切である。

不要なモノは？

　不要なモノは次の３点の中に潜んでいる。「紙」「データ」「ツール・消耗品」である、

「紙」とはプリントアウトした書類や伝票などである。

「データ」とは仕事で使うパソコンなどに記録している情報である。

「ツール・消耗品」とは日常の仕事で使うコピー用紙や筆記用具などの文具、郵送で使う封筒である。

これらの3つの中から不要なモノを見つけるルールを紹介する。

「紙」「データ」は管理規程と賞味期限に沿って整理

　企業などでは、書類を保存する基準として「文書管理規程」が定められている。税法上、領収書などの書類には原則7年の保存が義務付けられている。このようなことが定められている「文書管理規程」を整理するにあたってまず確認しておくとよい。

　このように保管期間を過ぎたモノは、整理する候補である。しかし「文書管理規程」の対象とならない「紙」もある。議事録や提案書、日報のようなモノである。このようなモノはすぐに捨てていいわけではなく、一定期間の保存が必要になってくる。このように「紙」や「データ」にも保管・保存に必要な期間、いわば“賞味期限“がある。こうした賞味期限を自分で設定しそれに従って整理しいくことが必要である。

「ツール・消耗品」は数を決める

　デスクの上に「黒ボールペンが3本」「ハサミが2丁」などといったことがあると思う。これは不良在庫の積み上げと同様で、業務効率を悪化させる。保管のためのスペースが増えたり、どれを使おうかという選択肢が増えたり、コストもかかる。そこで、「ツールは1つ」を徹底する。よく使うツールでも、手元に１つあれば十分である。また、消耗品も「1週間分を手元に置き、曜日を決めて補充する」とといったようにルールを決めて手元に置く数量の上限を決めること大切である。

整頓する

　整頓とは、モノの置き場所・置き方を決めることである。整頓をしっかりすることで、探す時間と動作のムダを排除していく。

整頓の3原則

　整頓の3原則とは、「見つけられる」「すぐ使える」「すぐ戻す」である。

　まず「見つけられる」ようにするためには、モノにはすべて置き場・置き方のルールを決めておく。いわば、住所を決めるようなものである。種類ごとにまとめてファイリングしたり、作成の時系列順に保管することにより、使いたいときに、すぐ取り出すことができる。

　次に、「すぐ使える」ようにするためには、使う場所の近くの置き場を定めることである。使う時の移動が最小限になれば、その分効率がアップする。パッと見てすぐ何かわかるように、ラベルを貼るなどして、「見える化」するように工夫すると良い。

　最後に、「すぐ戻す」はそのままで使い終わったら元の場所にすぐ戻すということである。「また使うかも」と思いディスクの上に置きっぱにしていては他のものに埋れてしまい「見つけられる」「すぐ使える」といったことができなくなる。

清掃する

　「清掃する」とは、業務の効率化とは一見関係内容に思えるが、実は大きく関係する。例えば、ゴミやホコリが目につくような職場はだらしなく見えるし、ホコリにはアレルギーの原因となるハウスダストが含まれており、健康を害すことがある。快適でない職場では、集中力がそがれたり、仕事自体の質も低下する。その結果、納期に遅れたり、必要な品質を満たせなかったりといったことが起こる。こうした負のスパイラルに陥ることのないように「清掃」で快適な環境を守ることが、仕事の効率アップにつながっていく。

毎日のプチ清掃をする

　仕事をしている中で、清掃の時間を作るのは難しいと感じるかもしれないが、「汚したら、すぐ片付ける」「毎日5分間、清掃の時間を設ける」と言ったプチ清掃で大きな効果が発揮できる。

汚したらすぐ片付ける・・廃棄すべきゴミはすぐに指定のゴミ置き場に。洗面台が汚れたらすぐ拭きとる。ゴミ箱がいっぱいになれば、すぐ所定の方法で空にする。「次に困った人がなんとかしてくれる」などと考えるのは禁物である。放っておけばおくほど、清掃にかかる時間が長くなる。このような心遣いが職場全体の効率アップにつながる。
毎日5分間の清掃タイム・・・1日5分間でいい。時間を決めて、身の回りの木になるところを清掃するように習慣づけることで、業務の効率はアップする。毎日必ずチェックする場所や、仕事を進める上で気になった場所を対象にする。

清潔にする

　5Sは、長く継続して取り組んでいくものである。たとえ、整理しても、書類やモノは日々の仕事ともに増えていく。毎日清掃しても、ホコリはまた出てくる。人が活動する限り、汚れも出てくる。いつも「キレイ」な職場であるためには、これらのことを実施し続けることが必要である。つまりこれが、４つ目のSである「清潔」である。

キレイを保つためのチェック表

　職場の「キレイ」を保つために、チェックシートを利用する。毎週、各項目ごとにチェックするポイントを決めて、チェックし、できていないところを週末や日にちを決めて時間を作り改善すことでキレイを保つことができる。

しつけをする

　「しつけ」は5Sの集大成である。ここまで紹介した、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」の４つのSで、さまざまなルールを決めることが大切だと言ってきた。「しつけ」で目指すものは、ルールを意識することなく、自然に実施できるようになる状態である。多くのルールがいつの間にか習慣づき意識しなくてもキレイな職場を維持し続けることができるようになる自分をつくることが「しつけ」である。